Kế toán tiền lương

1. Phân loại nơi làm việc

Lao động làm việc ở bộ phận nào thì tiền lương phải trả và bảo hiểm trích theo lương được tính vào chi phí bộ phận đó

- Bộ phận quản lý doanh nghiệp (QLDN): Giám đốc, kế toán, hành chính, tạp vụ, bảo vệ TK 6422 (TT 200 là TK 642 - Chi tiết 6421)

- Bộ phận bản hàng (BH): Kinh doanh (Sale, Marketting, …)  TK 6421 (TT200 là TK 641 - Chi tiết 6411)

- Sản xuất (SX): Công nhân (154) (TT200 là TK 622)

- Quản lý phân xưởng (QLPX): Quản lý sản xuất (Quản đốc, tổ trưởng, trưởng ca, ...): TK 154 (TT200 là 6271)

2. Mức lương tham gia BHXH

- Tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bao gồm mức lương, phụ cấp lương. Trừ các khoản: Tiền thưởng; tiền ăn giữa ca; xăng xe, đi lại, nhà ở, …  

 Lương tham gia BHXH, BHYT không quá 20 lần mức lương tối thiểu chung (là mức lương hưởng lương ngân sách nhà nước - hiện nay là: 1.490.000 đ/tháng)  

Lương tham gia bảo hiểm phải cao hơn lương tối thiểu vùng (áp dụng cho doanh nghiệp) hàng năm. 

Năm 2020 lương tối thiểu vùng: 

- Vùng 1: 4.420.000 đồng/tháng

- Vùng 2: 3.920.000 đồng/tháng

- Vùng 3: 3.430.000 đồng/tháng

- Vùng 4: 3.070.000 đồng/tháng

(Nếu lao động qua đào tạo cộng thêm 7%). Trường hợp nếu người lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì cộng thêm 5% và công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm cộng thêm 7%).

3. Trích tỷ lệ bảo hiểm

Bảo hiểm bắt buộc	Người LĐ chịu (trừ lương)	DN chịu (tính vào CP)	Tổng
Bảo hiểm xã hội	8,0%	17,5%	25,5%
Bảo hiểm Y tế	1,5%	3,0%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp	1,0%	1,0%	2,0%
Kinh phí công đoàn		2,0%	2,0%
Tổng cộng	10,5%	23,5%	34%

Nếu doanh nghiệp trừ phần kinh phí công đoàn vào lương gọi là đoàn phí công đoàn (thường là 1%).

Ví dụ: Công ty ký hợp đồng lao động 36 tháng với ông Trần Văn Bình với mức lương cơ bản là 4.000.000đ (công ty ở vùng 3)

Mức trích nộp như sau:

Công ty trích vào chi phí:

- BHXH: 4.000.000 x 17,5% = 700.000

- BHYT: 4.000.000 x 3% = 120.000

- BHTN: 4.000.000x 1% = 40.000

Tổng phải tính vào chi phí: 860.000

Cá nhân ông Bình phải chịu: 

- BHXH: 4.000.000 x 8% = 320.000

- BHYT: 4.000.000 x 1,5% = 60.000

- BHTN: 4.000.000x 1% = 40.000

Tổng phải trừ vào lương: 420.000

Công ty phải nộp lên cơ quan bảo hiểm: 420.000 + 860.000 =1.280.000 đồng

Thực chất công ty phải trả ông Bình: 4.000.000 + 860.000 = 4.860.000 đồng

Ông Bình thực nhận được:  4.000.000 - 420.000 = 3.580.000 đồng.

4. Hạch toán

Bút toán 1: Hạch toán tiền lương phải trả tính vào chi phí

Nợ 6421, 6422, 154 (TT200: 6411, 6421, 622, 6271)  

    Có 334     

Bút toán 2: Trích BH, KPCĐ vào chi phí của doanh nghiệp :

Nợ 6421, 6422, 154 (TT200: 6411, 6421, 622, 6271)  

    Có 3382, 3383, 3384, 3385 (TT200: 3386)

Bút toán 3: Trừ bảo hiểm vào lương người lao động:

Nợ 334      

    Có 3383, 3384, 3385

Bút toán 4: Khấu trừ thuế TNCN vào lương:

Nợ 334      

    Có 3335

Bút toán 5: Thanh toán lương

Nợ 334

    Có 111, 112

Chú ý: 

1. Chứng từ để chi phí tiền lương được tính là chi phí: Hợp đồng lao động, Hồ sơ nhân viên,  Bảng chấm công, Bảng lương, Chứng từ trả lương (PC, UNC).

2. Khi công ty thuê lao động thông qua công ty cung ứng nhân lực (ngành nghề được phép), khi nhận hoá đơn hạch toán: 

Nợ 6421, 6422, 154 (TT200: 6411; 6421; 622, 6271) 

Nợ 1331

    Có 111, 112, 331.

Công ty Cổ phần Hoàng Long, tiền lương phải trả tháng 01/2020 như sau:

- Bộ phận QLDN: 60.000.000đ

- Bộ phận bán hàng: 50.000.000đ

- Bộ phận sản xuất: 90.000.000đ

Mức lương tham gia bảo hiểm của các bộ phận như sau:

- Bộ phận QLDN: 50.000.000đ

- Bộ phận bán hàng: 40.000.000đ

- Bộ phận sản xuất: 80.000.000đ

Thuế TNCN trừ vào lương tháng 01/2020 là: 400.000đ

Các khoản bảo hiểm trích nộp theo quy định hiện hành, trả lương bằng tiền mặt

Yêu cầu tính toán và định khoản các nghiệp vụ trên.

Bút toán 1. Tiền lương phải trả

Nợ  6422: 60.000.000

Nợ 6421: 50.000.000

Nợ 154 (622): 90.000.000

    Có 334: 200.000.000

Bút toán 2. Trích bảo hiểmvào chi phí

Nợ 6422: 11.750.000 (50.000.000 x 23,5%)

Nợ 6421: 9.400.000 (40.000.000 x 23,5%)

Nợ 154 (622): 18.800.000 (80.000.000 x 23,5%)

    Có 3382: 3.400.000 (170.000.000 x 2%) - Kinh phí công đoàn

    Có 3383: 29.750.000 (170.000.000 x 17,5%) - Bảo hiểm xã hội

    Có 3384: 5.100.000 (170.000.000 x 3%) - Bảo hiểm y tế

    Có 3385: 1.700.000 (170.000.000 x 1%) - Bảo hiểm thất nghiệp

Bút toán 3. Trừ bảo hiểm vào lương

Nợ 334: 17.850.000 (170.000.000 x 10,5%)

    Có 3383: 13.600.000 (170.000.000 x 8%)

    Có 3384: 2.550.000 (170.000.000 x 1,5%)

    Có 3385: 1.700.000 (170.000.000 x 1%)

Bút toán 4. Trừ thuế TNCN vào lương

Nợ 334: 400.000

    Có 3335: 400.000

Bút toán 5. Trả lương bằng tiền mặt

Nợ 334: 181.750.000 (200.000.000 - 17.850.000 - 400.000)

    Có 111:  181.750.000